第2回 ― 必要な書式を整える― 一目瞭然！学校が整備すべき書式とその体裁とは…
個人情報保護法には、予め専用の書式を準備しておいた方がよさそうな条文が存在します。そこで今回は、保有個人データの開示・停止・利用停止（以下、開示等）の場面に関連する書式を整理してみましょう。
STEP1：想定される書式とは？
文部科学省ガイドライン(「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針 解説(平成18年2月改訂)」)は、開示等の手続きに関し、「本人の利便を考慮した適切な措置」として、「提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式について、あらかじめ定めること」を推奨するとともに、「保有個人データ開示等請求書」のサンプルを例示しています。
法律上、この他にも書式の想定される表現がなされている個所があり、特に、独立行政法人にあってはその種類は多岐に渡ります。このように、開示等に関連して「想定される書式」を一覧化したものが次の表です。なお、地方公共団体等の定める個人情報保護条例の適用を受ける学校については、表中の独立行政法人該当個所を参照するとともに、各条例を確認してください。
STEP2：どこまで整備する？
これらの書式はどこまで整備する必要があるのでしょうか? 法遵守の点を強調すれば、全て整備した方がよい、ということになります。また、迅速で正確な事務処理を可能にするという点からも、全て整備した方が便利です。現実的には、各学校全体の個人情報保護体制構築計画の中で、書式整備についてのゴール(期限設定)を設け、段階的に整えてゆくことになります。
次回のテーマは、「実践! 業務委託先の信頼度チェック」の予定です。
